EGE OTOMOTİV DERNEĞİ
6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU (KVKK) KAPSAMINDA AYDINLATMA METNİ
AYDINLATMA METNİ AMACI VE KAPSAMI
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile birlikte, Ege Otomotiv Derneği olarak, Veri Sorumlusu sıfatıyla, tarafımıza herhangi bir şekilde iletilen Ege Otomotiv Derneği üyelerine/gönüllerine/gönüllü adaylarına/bursiyerlerine/bağışçılarına/destekçilerine/tüm paydaşlarına ait kişisel bilgilerinin, kaydedileceği saklanacağı, güncelleneceği, mevzuatın izin verdiği ve/veya zorunlu kıldığı durumlarda 3. kişilere açıklanabileceği/devredilebileceği, sınıflandırılabileceği ve KVKK’da sayılan şekillerde işlenebileceğini tarafınıza bildirme yükümlülüğümüz doğmuştur.
Ege Otomotiv Derneği otomotiv sektörü içinde herhangi bir alanda faaliyet gösteren veya direkt veya dolaylı olarak otomotiv sektörü ile ilgili ürün ve hizmetler sunan, imal eden, online veya yerel veya uluslararası ticaretini yapan tüzel ya da gerçek kişilerden oluşan 1995 yılında İzmir merkezli olarak kurulan bir sivil toplum kuruluşudur. Ege Otomotiv Derneği, Yönetim Kurulu olarak kişisel verilerin korunmasının ve gizliliğin kişilerin temel hakkı olduğuna inanıyoruz. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” veya “Kanun” olarak anılacaktır.) kapsamında kişisel verilerinizin korunması için tedbir almaktayız. Kişisel Verilerinizi, KVKK ve ilgili yasal mevzuat kapsamında ve “veri sorumlusu” sıfatımızla aşağıda açıklanan sebeplerle ve yöntemlerle işlemekteyiz. Bu nedenle güvenliğinizi korumak için yürürlükte olan kanun ve ilgili mevzuat kapsamındaki kişisel verilerinizin korunmasını önemsiyoruz ve kişisel verilerinize dair ilgili haklarınız hakkında sizi aydınlatmak istiyoruz.
Ege Otomotiv Derneği , Kişisel Verilerin İşlenmesi Hakkında Aydınlatma Metni, KVKK’nın 10. Maddesinde yer alan “Veri Sorumlusu ’nun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı maddesi uyarınca: veri sorumlusunun kimliği, kişisel verilerinizin toplanma yöntemi ve hukuki sebebi, bu verilerin hangi amaçla işleneceği, kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, veri işleme süresi, KVKK’ nın 11. Maddesinde sayılan haklarınızın neler olduğu ve veri sorumlusuna başvuruyla ile ilgili sizi en şeffaf şekilde bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Aydınlatma metninde “Kişisel Verileriniz” için yapılan açıklamalar “Özel Nitelikli Kişisel Veriler” inizi de kapsamaktadır.
İsim, soyisim, cep telefon numaraları, e-posta adresleri, doğum tarihi, yaşadığı şehir, adres bilgileri, alışveriş bilgileri, mesleği, istihdam bilgileri, mali durum, ilgi alanları, zevk ve beğeniler, ödeme bilgileri ve elektronik programlar nedeniyle ulaşılabilecek lokasyon bilgisi, ve benzeri bilgiler “Kişisel Verileri” oluşturmaktadır. Sağlık, güvenlik tedbirleri ile ilgili bilgiler, cinsiyet, etnik köken, ırk veya dernek mobil uygulamalar ya da e-posta adresleri üzerinden yapılan yazışmalar, toplantı görüntü ve ses kayıtları, görüntülü görüşmeler benzeri bilgiler ise “Özel Nitelikteki Kişisel Veriler” i oluşturmaktadır.
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINI SAĞLAYAN VERİ SORUMLUSU
Dernek Unvanı: Ege Otomotiv Derneği,
Adres: Koşukavak Mahallesi Altındağ STK Yerleşkesi Bornova İzmir
İşbu Aydınlatma Metni kapsamında “Dernek” olarak anılacaktır.
KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMİ VE HUKUKİ NEDENİ:
Kişisel verileriniz, otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, Ege Otomotiv Derneği’nin bağlı birimleri ve Ege Otomotiv Derneği içerisinde faaliyetlerin yürütülebilmesi için kullanılan vasıtalarla sözlü, yazılı, görüntülü ya da elektronik olarak toplanabilecektir. Kişisel verileriniz mevzuatta belirtilen ya da işleme amaçlarının öngördüğü süre çerçevesinde işlenebilecek ve hem dijital hem de fiziki ortamda muhafaza altında tutulabilecektir.Kişisel verileriniz, “İşlenen Kişisel Verileriniz ve İşlenme Amaçları” başlığında yer alan amaçlar doğrultusunda ve 6698 sayılı Kanun’un 5. Maddenin 2.fıkrası uyarınca belirtilen;
a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
d) Bir sözleşmenin kurulması veya ifası ile doğrudan ilgi olması,
f) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması, kişisel veri işleme şartları kapsamında işlenmektedir. Dernek üye ve destekçisi olarak özel nitelikli kişisel verileriniz, “İşlenen Kişisel Verileriniz ve İşlenme Amaçları” başlığında yer alan amaçlar doğrultusunda ve 6698 sayılı Kanun’un 6. Maddenin 3.fıkrası uyarınca belirtilen kanunda öngörülen haller kapsamında işlenmektedir.
Kişisel verileriniz, Ege Otomotiv Derneği ile yaptığınız işlemlerle bağlantılı olarak ve otomatik veya otomatik olmayan yollarla, sözlü, yazılı veya elektronik şekilde ve aşağıdaki yöntemler vasıtasıyla toplanmaktadır. Ege Otomotiv Derneği’nin internet siteleri üzerinden online olarak yapmış olduğunuz başvurular, İnternet sitesi ziyaretleriniz, sizi tanımak için kullanılan çerezler, Sosyal medya kanalları ve Google vb. arama motorlarının kullanımı Ege Otomotiv Derneği’nin üniversiteler, kamusal alanlar ve diğer ortamlarda açmış olduğu stantlarda kurulan iletişim, Tarafınızca doldurulan gönüllü adayı bilgi formu, gönüllü taahhütnamesi, bursiyer taahhütnamesi vb. form ve taahhütnameler.
İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER VE İŞLENME AMACI
Kişisel Verileriniz yasal yükümlülükler gereği veya Dernek iş ve işlemlerinde daha uygun bir hizmet verebilmek amacıyla güvenli bir şekilde Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun bir şekilde işlenmektedir. Bu kapsamda KVKK’nın 3. Maddesinin d bendine göre veri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi içerir. Adı ve soyadı, Telefon numarası, adres, e-posta adresleri, faks gibi iletişim bilgileri, Cinsiyeti, Doğum tarihi, Doğum yeri, işyerine ait istatistiksel veriler, ortaklı yapısı, Eğitim düzeyi, Etkinlik katılımları, Yasal düzenlemelerin olanak tanıdığı kapsamda genel toplantı ve etkinlik görsellerini oluşturan fotoğraflar, gibi konuları içeren bilgiler olup, kişiyi belirlenebilir kılabilme özelliklerine haiz olabilmeleri nedeniyle yasal mevzuatlarımızda kişisel veri olarak tanımlanmaktadır. Bahsi geçen kişisel verilerinizin tutulma amacı, yasal mevzuatın gerekli ve zorunlu kıldığı diğer durumlarda söz konusu yasal gerekliliklerin yerine getirilebilmesidir. Ege Otomotiv Derneği tarafından kişisel verileriniz, işbu Gizlilik ve Veri Güvenliği Politikası ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca Aydınlatma Metninde belirtilen amaçlarla sınırlı olarak ve 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu başta olmak üzere ilgili yasal mevzuatlardan doğan yasal yükümlülüğü nedeniyle yasalarda belirtilen süre kadar tarafımızca işlenmektedir. Ayrıca 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun’un 6.Maddesi uyarınca işbu metnin imzalanmasıyla tarafın Ege Otomotiv Derneği İktisadi İşletmesi hakkında ticari elektronik iletiler alınması onaylanmış olup, Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik’in 5. Maddesi uyarınca Derneği’nin ’nın iktisadi işletmesi ve aynı zamanda uygulamalı dernek projesi olan herhangi bir isim altındaki web adresinde, online satışa sunulan ürünlere ve farklı isimlerde yapacağı ticari iş ve hizmetlere ilişkin elektronik iletiyle bilgilendirme işlemi için de ilgilinin kişisel verilerinin kullanılması söz konusudur.
Aşağıdaki amaçlarla,
-
Üyelik, davetiye, etkinliklerden yararlanma gibi olanakların sağlanması ve kişisel veri sahibinin kullanımına sunulabilmesi için gerekli her türlü işlemin yerine getirilmesi,
-
Yapılacak faaliyet ve içerikleri konusunda bilgilendirme yapılabilmesi,
-
Faaliyet alanı kapsamının iyileştirilmesi ve geliştirilmesi için kimliği ifşa edilmeden akademik araştırmalarda, istatistiksel çalışmalarda kişisel veri ve bilgilerin değerlendirilmesi, analiz ve denetim yapılabilmesi,
-
Ege Otomotiv Derneği’ne sponsorlarına/destekçilerine, etkinliklerine ilişkin içerikler, olanaklar ve yeniliklerinden haberdar edilmesi,
-
Talep edeceği bilgi, etkinlik ve faaliyetlerle ilgili kişisel veri sahibine bilgilendirme yapılması,
-
Kişisel veri sahibinin yapabileceği şikâyet ve başvuruların değerlendirilebilmesi,
-
Kişisel veri sahibinin tercihlerine göre ilgilerini çekebilecek yeni etkinlik ve faaliyetlerin önerilebilmesi,
-
Kişisel veri sahibinin üstleneceği görevlerin düzenlenmesi ve görevlere ilişkin bilgilendirme yapılması,
-
Kişisel veri sahibinin beğendiği, tekrar erişmek isteyebileceği, hatırlatılmasından memnuniyet duyacağı içeriklerin ve olanakların kişisel veri sahibinin tercihine bağlı olarak hatırlatılabilmesi,
-
Sosyal medya, internet sitesi, yazılı ve basılı yayın vb. kanallarda gönüllü hikayelerinin paylaşılması,
-
Verilerin saklanmak üzere aktarılması,
-
Veri kayıplarının önlenebilmesi için kopyalanma / yedeklenmesi,
-
Ege Otomotiv Derneği’ne ait veya desteklediği ya da duyurmak istediği etkinlikler için kişisel veri sahibine bildirimde bulunulabilmesi, elektronik ileti gönderilmesi,
-
Bağış talebinde bulunabilmesi,
-
Bilginin elde edilmesi esnasında kişisel veri sahibini bildirilecek sair amaçlarla,
-
Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak üzere,
-
Ve KVKK’da belirtilen tümdiğer şekillerde işlenebilecektir.
TOPLANAN VERİLERİN İŞLENMESİ VE İŞLENME AMACI
Kişisel verilerin işlenmesi, kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade etmektedir. Buna bağlı olarak, Dernek üye ve destekçisinin kişisel verileri;Dernek ile ilişkisi olan gerçek ve tüzel üçüncü kişi, kurum ve kuruluşların (gönüllüler, ziyaretçiler, iş ortakları, sponsorlar, kurum ve kuruluşlar vb.) Dernek hizmetlerinden yararlanabilmeleri için gerekli çalışmaların ilgili birimlerimiz tarafından yapılabilmesi. Bağlı üst kuruluş olan federasyon ve konfederasyonların talep etmesi, Hizmet alınan eğitim kurumları ve akademik eğitim kurumları ile, yerel yönetimlerle yapılacak ortak projelerde kullanılmak üzere, İlgili mevzuat uyarınca Ege Otomotiv Derneği’nin görev ve sorumlulukları kapsamında gerçekleştirilecek hizmetlerin ifası; Dernekler Kanunu, Dernekler Yönetmeliği, 5651 Sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun, tüm kanunlardan ve ikincil düzenlemelerden doğan/doğabilecek yasal ve düzenleyici gereksinimlerin yerine getirilmesi ve bu kapsamda gerekli tedbirlerin alınabilmesi ve yetkili kamu kurum ve kuruluşlarınca yapılacak denetleme ve düzenleme görevlerinin yürütülmesi,Ege Otomotiv Derneği İktisadi İşletmesi web şubesinde yer alan ürünlerin ve farklı isimlerde yapacağı ticari işlerin tanıtımı, pazarlanması ve tanınırlığını arttırmaya dair ilgilinin elektronik iletişim adreslerine iletilerin gönderilmesi, Yargı organlarının ve idari makamların istediği bilgi ve belge taleplerinin yerine getirilmesi, Derneğe bağlı tüm merkez ve birimlerde sunulan hizmetlerin kullanım şekline ilişkin listeleme, raporlama, doğrulama analiz çalışması yapmak, bu hususta istatistiki ve bilimsel bilgiler üretmek, Dernek ile paylaşılan iletişim kanalları üzerinden doğrudan dernek üye ve destekçileri ile irtibata geçebilmek, Dernek bünyesinde veya sektör içinde sektöre faydalı olabilecek diğer kurum ve kuruluşların sunacağı, gerçekleştirilecek hizmetlerin, eğitimlerin, toplantı, seminer, eğitim,gezi gibi içerikleri konusunda bilgilendirme yapılabilmesi, Söz konusu hizmetlerinin iyileştirilmesi için kimliği ifşa edilmeden istatistiksel çalışmalarda kişisel veri ve bilgilerin değerlendirilmesi, Ege Otomotiv Derneğinin üyeleri ve destekçilerine ait etkinliklerine, gelişme ve olaylara ilişkin içerikler, olanaklar ve yeniliklerinden haberdar edilmesi, Dernek üye ve destekçilerinin gerçekleştireceği şikâyet ve başvuruların değerlendirilebilmesi, Yetkili kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi, amaçlarıyla yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi, amaçlarının sağlanmak üzere işlenecektir.
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE GENEL İLKELER
Ege Otomotiv Derneği, kişisel verileri işlerken; Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,
Doğru ve gerektiğinde güncel olmak, Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlem İşlediği amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmak, İşlediği amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme, temel ilkelerine uyduğunu ve uyacağını kabul, beyan ve taahhüt etmektedir.
İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN KİMLERE AKTARILABİLECEĞİ
KVKK ve ilgili mevzuat uyarınca uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirlerin alınmasını sağlayarak, Kişisel Verileriniz; İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının talepleri doğrultusunda ve talep amaçlarıyla sınırlı olarak hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, Kamu hizmetlerin yerine getirilebilmesi ve sürekliliğinin sağlanabilmesi amacıyla, iş ortaklıklarımıza, Web sitesi üzerinden ödeme faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi maksadıyla ödeme kuruluşları ve bankalara, İlgili mevzuat hükümlerine göre kamu hizmeti niteliğindeki faaliyetlerimizin denetimi amacıyla T.C. İçişleri Bakanlığı ve ilgili diğer kurumlara, Dernek faaliyetlerini yürütmek üzere sözleşmesel olarak hizmet aldığımız veya hizmet verdiğimiz, işbirliği yaptığımız, yurtiçi ve yurtdışı kuruluşlara, dernek alacakları konusunda avukatlar ve noterlerle, Ticaret Odaları Sanayi Odaları ve diğer dernekler ile federasyon ve konfederasyonlarla, araştırma inceleme şirketleri ile, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartları çerçevesinde aktarılmaktadır.Dernek ler Kanunu ve diğer mevzuat hükümlerinin izin verdiği kişi veya kuruluşlar; bunlarla sınırlı olmamak üzere dernek amaçlarımızı gerçekleştirmek adına karşılıklı koordinasyon içinde olduğumuz STK’lar, kamu kurum ve kuruluşları ile özel sektörde faaliyet gösteren gerçek ve tüzel kişiler, faaliyetlerimizi yürütmek üzere hizmet aldığımız, iş birliği yaptığımız program ortağı kuruluşlar, yurtiçi/yurtdışı kurum ve kuruluşlar ve diğer 3. kişilerdir.
VERİ İŞLEME SÜRESİ VE VERİLERİN MUHAFAZASI
Kişisel verileriniz, işbu Aydınlatma Metninde belirtilen amaçlarla sınırlı olmak üzere; Ege Otomotiv Derneği’ne/na bağlı merkez ve birimlerinin tabi olduğu, ilgili tüm kanun ve sair yasal mevzuatta yer alan veri işleme ve zamanaşımı sürelerine riayet edilerek işlenecektir. Kanunlarda veri işleme sürelerine ilişkin değişiklik yapılması halinde, belirlenen yeni süreler esas alınacaktır. Kişisel verileriniz, amaçla sınırlılık ilkesinin bir gereği olarak işbu Aydınlatma Metninde açıklanan amaçların yerine getirilmesi ve her halükârda kanuni süreler, Ege Otomotiv Derneği’nin uygulamaları uyarınca işlenmesini gerektiren süre ile sınırlı olarak işlenmekte, sürelerin dolması ardından ise silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Kişisel verilerinizin saklanma sürelerine ilişkin detaylı bilgi almak isterseniz ilgili kişinin hakları bölümünde bulunan adresler üzerinden bizimle iletişime geçebilirsiniz
İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARININ KULLANILMASI
İlgili kişi olarak söz konusu kanunun 11.maddesi kapsamında; Kişisel verilerin işlenip işlenmediğini öğrenme, Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme, (e) ve (f) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz. Buna dair taleplerinizi “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e göre “Koşukavak Mah. 4169/2 Sk. No:5 Bornova/İZMİR” adresine yazılı olarak veya info@egod.org.tr adresine e-postanızın Dernek sistemlerinde kayıtlı olması şartı ile e-posta adresine elektronik ortamdan iletmek suretiyle başvurarak sayılan haklarını kullanabilecektir.
VERİ SORUMLUSUNA BAŞVURU
İlgili Kanunun 13. Maddesi uyarınca kişisel verisi işlenen kişi,Ege Otomotiv Derneği tarafından işlenen veya işlendiği öğrenilen kişisel verileri hakkında haklarının kullanılmasına dair talepte bulunması halinde, hakkın kullanımı ile bağlantılı en uygun zaman dilimi içerisinde veri sorumlusu sıfatıyla Ege Otomotiv Derneği’ne başvurma yükümlülüğü altında olduğunu kabul etmektedir. Belirtilen bilgi ve belgeler ile talep edilen hakka yönelik açıklamalar içeren talep dilekçesi “Koşukavak Mah. 4169/2 Sk. No:5 Bornova/İZMİR” adresine gönderilebileceği gibi noter kanalıyla veya info@egod.org.tr mail adresine de iletebilecektir. Ege Otomotiv Derneği veri sorumlusu sıfatı ile başvuruda yer alan talepleri, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandıracağını kabul ve taahhüt etmektedir.